Báo giá nguyên liệu cho quán cà phê theo mục tiêu 100 ly mỗi ngày

Khi chuẩn bị mở quán, câu hỏi “cần bao nhiêu tiền nguyên liệu?” thường xuất hiện rất sớm. Nhưng một báo giá nguyên liệu cho quán cà phê hợp lý không nên bắt đầu từ một con số cố định.

Theo kế hoạch SEO, bài này được triển khai theo giả định vận hành 100 ly/ngày, nhằm giúp quán mới hiểu cách xác định danh mục, sản lượng và tổng chi phí thực tế trước khi nhập hàng.

Điều quan trọng không phải mua càng nhiều càng tốt, mà là: Đúng menu → đúng SKU → đúng định lượng → đúng sản lượng → đúng vòng quay kho.

Vì sao mục tiêu 100 ly/ngày cần được dùng như dữ liệu vận hành?

Con số 100 ly/ngày không phải cam kết doanh thu hay chuẩn áp dụng cho mọi quán. Đây chỉ nên được xem như một kịch bản lập kế hoạch.

Từ mục tiêu này, chủ quán có thể bắt đầu tính:

• tỷ trọng cà phê;

• tỷ trọng non-coffee;

• số ly của từng nhóm;

• lượng nguyên liệu/ly;

• nhu cầu theo tuần;

• mức tồn kho an toàn.

Ví dụ tư duy đúng là: 100 ly/ngày → cơ cấu menu → định lượng → nhu cầu nguyên liệu

thay vì: 100 ly/ngày → mua một combo cố định.

Dữ liệu đầu vào cần chuẩn hóa trước khi xin báo giá

1. Menu dự kiến

Nên chia thành các nhóm:

• cà phê đen;

• cà phê sữa;

• espresso-based;

• cold coffee;

• trà;

• non-coffee;

• đồ uống signature.

Quán không cần quá nhiều món ở giai đoạn đầu.

Một menu gọn giúp:

• dễ forecast;

• giảm SKU;

• giảm tồn kho;

• dễ đào tạo.

2. Tỷ trọng món

Không phải 100 ly đều dùng cùng nguyên liệu.

Ví dụ, quán có thể tự đặt giả định nội bộ:

• nhóm café core;

• nhóm café sữa;

• nhóm trà;

• nhóm non-coffee.

Không nên tự lấy một tỷ lệ cố định từ bên ngoài nếu chưa có dữ liệu bán.

3. Định lượng từng món

Recipe nên được quy đổi thành:

• gram;

• ml;

• scoop;

• số shot;

• số ly/mẻ.

Đây là nền tảng để tính cost.

4. Số ngày muốn giữ tồn kho

Quán mới không nên mặc định phải nhập cả tháng.

Nên dựa trên:

• khả năng lưu kho;

• lịch nhập;

• tốc độ quay vòng;

• mức độ quan trọng của từng SKU.

Những nhóm nguyên liệu cần tính trong báo giá

Một báo giá nguyên liệu cho quán cà phê không chỉ gồm cà phê.

Tùy menu, quán có thể cần:

Cà phê

Đây là nguyên liệu core.

Có thể phục vụ:

• cà phê đen;

• cà phê sữa;

• espresso;

• americano;

• latte;

• các món biến tấu.

Khi chọn cần test:

• độ đậm;

• body;

• hậu vị;

• khả năng phối sữa;

• khả năng vận hành với thiết bị đang dùng.

Trà

Nhiều café hiện nay có thêm menu trà để tăng lựa chọn.

Trà có thể dùng cho:

• trà trái cây;

• trà sữa;

• tea latte;

• đồ uống signature.

Bột pha chế

Có thể gồm:

• matcha;

• cacao;

• bột nền;

• các nhóm non-coffee khác.

Syrup và sốt

Đây là nhóm giúp mở rộng menu nhanh.

Một syrup hoặc sốt tốt nên có khả năng ứng dụng cho nhiều món thay vì chỉ phục vụ một recipe.

Bột kem hoặc thành phần tạo béo

Nếu menu có:

• latte;

• milk tea;

• đá xay;

• cream drink;

quán cần tính thêm nhóm này.

Năng lực cốt lõi khi lập báo giá: không chỉ tính giá/kg

Điểm quan trọng nhất là tính cost sử dụng thực tế.

Công thức cơ bản: Cost nguyên liệu/ly = Giá nguyên liệu ÷ tổng khối lượng × định lượng sử dụng

Từ đó có thể tính: Cost/ngày = Cost trung bình/ly × số ly dự kiến

Nhưng đây mới chỉ là khung tính.

Trong thực tế cần cộng thêm:

• hao hụt;

• remake;

• sampling;

• nguyên liệu dùng cho training;

• sản phẩm lỗi.

Không nên nhìn một báo giá cà phê theo cách nào?

Chỉ nhìn giá/kg

Một loại cà phê rẻ hơn nhưng phải dùng nhiều gram hơn có thể tạo cost cao hơn.

Chỉ nhìn tổng đơn

Một đơn hàng nhỏ chưa chắc tối ưu nếu phải nhập lại quá thường xuyên.

Ngược lại, đơn lớn có thể làm:

• tăng vốn tồn;

• giảm dòng tiền;

• tăng rủi ro tồn kho.

Chọn quá nhiều SKU để “đủ menu”

Quán mới thường chưa có dữ liệu món bán.

Nên bắt đầu từ nhóm core.

Quy trình tạo giá trị từ mục tiêu 100 ly/ngày

Bước 1: Chốt nhóm món bán chính

Không cần chốt toàn bộ menu 30–40 món. Hãy xác định nhóm tạo doanh số chính.

Bước 2: Chốt recipe

Mỗi món cần có định lượng rõ.

Bước 3: Lập BOM nguyên liệu

BOM cho biết từng món sử dụng những nguyên liệu nào.

Ví dụ:

Latte

• cà phê;

• sữa;

• syrup nếu có.

Matcha latte

• matcha;

• sữa;

• thành phần bổ trợ.

Bước 4: Forecast lượng sử dụng

Có thể dùng: Số ly món/ngày × định lượng × số ngày tồn kho

Bước 5: Cộng dự phòng

Dự phòng nên dựa trên mức sử dụng thực tế và lịch nhập hàng.

Không cần cố định một tỷ lệ chung cho mọi quán.

Bước 6: Chọn quy cách

Quy cách cần phù hợp tốc độ sử dụng.

Bao quá lớn có thể gây tồn.

Bao quá nhỏ có thể tăng thao tác và tần suất nhập.

Bước 7: Xin báo giá theo danh mục thực tế

Lúc này báo giá mới thực sự có giá trị.

Điểm kiểm soát khi triển khai báo giá nguyên liệu cho quán cà phê

Nên kiểm tra:

• SKU có đúng menu không?

• Có sản phẩm nào trùng công dụng không?

• Có SKU nào chỉ phục vụ 1 món ít bán không?

• Định lượng đã chuẩn chưa?

• Cost/ly đã tính chưa?

• Bao bì có phù hợp kho không?

• Lịch nhập hàng có thực tế không?

Mục tiêu 100 ly/ngày tác động khác nhau theo từng mô hình

Café truyền thống

Tỷ trọng café core thường cao hơn.

Danh mục có thể tập trung vào:

• cà phê;

• sữa;

• trà;

• một số nguyên liệu bổ trợ.

Café hiện đại

Menu có thể rộng hơn:

• espresso;

• latte;

• cold brew;

• matcha;

• trà;

• signature.

Số SKU tăng nhưng cần tránh mua trùng công dụng.

Kiosk

Ưu tiên:

• ít SKU;

• thao tác nhanh;

• nguyên liệu dễ định lượng;

• quy cách vừa phải.

Café kết hợp trà sữa

Đây là mô hình dễ phát sinh nhiều SKU nhất.

Nên tối ưu theo logic: 1 nền → nhiều món

để giảm kho.

Nguyên tắc hợp tác khi nhận báo giá

Chính sách phải còn hiệu lực

Bảng giá cũ không nên được dùng làm căn cứ mặc định.

MOQ cần xác minh

Không tự giả định số lượng tối thiểu.

SLA giao nhận cần làm rõ

Đặc biệt nếu quán giữ tồn kho thấp.

Hỗ trợ test nguyên liệu

Với SKU mới, việc test trước khi nhập lớn giúp giảm rủi ro.

Chính sách thay đổi cần được cập nhật

Nếu:

• quy cách;

• giá;

• bao bì;

• sản phẩm;

thay đổi, cần cập nhật lại cost.

Checklist trước khi chốt đơn

• Đã chốt menu core.

• Recipe có định lượng.

• Đã xác định tỷ trọng món.

• Đã forecast theo mục tiêu 100 ly/ngày.

• Đã tính cost/ly.

• Đã xác định tồn kho mục tiêu.

• Đã chọn quy cách phù hợp.

• Đã loại SKU trùng công dụng.

• Đã kiểm tra chính sách hiện hành.

• Đã xác nhận điều kiện giao nhận.

Cần kiểm tra gì khi nhận hàng?

Bao bì

Kiểm tra:

• rách;

• thủng;

• ẩm;

• phồng;

• bất thường.

SKU

Đối chiếu đúng:

• sản phẩm;

• quy cách;

• số lượng.

Lô và hạn sử dụng

Nên được lưu để thuận tiện truy xuất.

Thành phẩm

Với nguyên liệu core, nên test định kỳ bằng recipe chuẩn.

Những lỗi phổ biến làm báo giá bị “ảo”

Forecast quá cao

Mục tiêu bán chưa có cơ sở nhưng lại đặt đơn theo kịch bản quá lạc quan.

Không tính hao hụt

Làm cost thực tế cao hơn kế hoạch.

Định lượng mỗi nhân viên khác nhau

Recipe không chuẩn khiến forecast vô nghĩa.

Mua nhiều vì chiết khấu

Chiết khấu tốt nhưng vòng quay thấp.

Không theo dõi tồn cuối

Sau một thời gian không biết SKU nào đang khóa vốn.

Báo giá nguyên liệu cho quán cà phê phù hợp với mô hình F&B nào?

Mô hình có thể áp dụng cho:

• kiosk;

• take-away;

• café hiện đại;

• café kết hợp trà sữa;

• điểm bán trong chuỗi.

Điều quan trọng là không coi 100 ly/ngày là con số bắt buộc. Hãy thay bằng forecast thực tế của mô hình.

Cần kiểm tra tiêu chí gì trước khi chọn báo giá nguyên liệu cho quán cà phê?

Nên so sánh:

1. Sản phẩm có phù hợp menu không?

2. Định lượng sử dụng thế nào?

3. Cost/ly là bao nhiêu?

4. Quy cách có phù hợp không?

5. Tồn kho dự kiến bao lâu?

6. Khả năng cung ứng ra sao?

7. Chính sách còn hiệu lực không?

8. Có hỗ trợ test/R&D không?

Maxko Global hỗ trợ tư vấn hoặc báo giá như thế nào?

Để nhận tư vấn sát hơn, doanh nghiệp nên chuẩn bị: Menu → Mục tiêu ly/ngày → Định lượng → Sản lượng → Khu vực nhận hàng

Câu hỏi thường gặp

Có thể báo giá nguyên liệu cho quán cà phê ngay khi chưa có menu không?

Có thể tư vấn sơ bộ, nhưng để báo giá sát hơn cần biết menu và sản lượng dự kiến.

100 ly/ngày có phải mức chuẩn cho quán mới?

Không. Đây là kịch bản lập kế hoạch trong bài SEO, không phải chuẩn áp dụng bắt buộc.

Quán mới nên nhập hàng cho bao nhiêu ngày?

Không có một con số cố định. Cần dựa vào kho, tốc độ sử dụng và lịch giao hàng.

Có nên chọn bộ nguyên liệu rẻ nhất?

Không nhất thiết. Nên so cost/ly, chất lượng, khả năng ứng dụng và vòng quay tồn kho.

Kết luận

Một báo giá nguyên liệu cho quán cà phê tốt không nên chỉ trả lời câu hỏi “tổng tiền bao nhiêu?”.

Nó cần trả lời: Quán bán gì → mỗi món dùng bao nhiêu → 100 ly/ngày được phân bổ thế nào → cần nhập bao nhiêu → cost/ly ra sao → khi nào cần nhập lại.

Quy trình phù hợp là: Menu → Recipe → SKU → Forecast → Cost → Quy cách → Báo giá → Theo dõi tồn kho

Với cách tiếp cận này, chủ quán có thể hạn chế mua thừa, giảm vốn nằm trong kho và xây danh mục nguyên liệu thực tế hơn ngay từ giai đoạn khai trương.

Nếu đang chuẩn bị mở quán cà phê, có thể gửi menu và mục tiêu sản lượng cho Maxko Global để được tư vấn danh mục và báo giá B2B theo nhu cầu thực tế, thay vì sử dụng một combo cố định cho mọi mô hình.