Báo giá nguyên liệu trà sữa theo combo khai trương và quy mô quán

Khi chuẩn bị mở quán trà sữa, nhiều chủ đầu tư thường bắt đầu bằng câu hỏi: “Một bộ nguyên liệu khai trương hết bao nhiêu?”

Tuy nhiên, một báo giá nguyên liệu trà sữa chính xác không thể chỉ dựa trên diện tích quán hoặc số món trong menu. Chi phí phụ thuộc trực tiếp vào cấu trúc menu, nhóm nguyên liệu, định lượng, sản lượng dự kiến và tốc độ quay vòng hàng hóa.

Một quán 20 món nhưng sử dụng nguyên liệu chéo tốt có thể cần ít SKU hơn một quán 12 món nhưng mỗi món dùng một bộ nguyên liệu riêng.

Vì vậy, quy trình phù hợp nên là: Menu → Nhóm nguyên liệu → Recipe → Định lượng → Sản lượng → Quy cách → Báo giá

Thay vì: Xin bảng giá → mua hàng → sau đó mới xây menu.

Mục tiêu khi lập báo giá nguyên liệu trà sữa

Báo giá không chỉ nhằm biết tổng tiền cần chuẩn bị.

Một phương án mua hàng tốt cần giúp quán trả lời được 4 vấn đề:

1. Cần mua những nhóm nguyên liệu nào?

Một menu trà sữa thường có thể được xây từ các lớp chính:

• trà nền;

• thành phần tạo béo;

• bột pha chế;

• syrup hoặc sốt;

• pudding, trân châu và topping;

• các nguyên liệu bổ trợ.

Không phải quán nào cũng cần toàn bộ danh mục.

2. SKU nào là sản phẩm core?

SKU core là những sản phẩm xuất hiện trong nhiều món và có tốc độ sử dụng cao.

Ví dụ, một nền trà có thể được dùng cho: Trà sữa → trà trái cây → tea latte → món signature

sẽ giúp quán tối ưu kho tốt hơn một nguyên liệu chỉ phục vụ duy nhất một món.

3. Cần nhập bao nhiêu?

Sản lượng nên dựa vào nhu cầu dự kiến, không dựa vào tâm lý “mở quán phải trữ thật nhiều”.

4. Food cost của từng ly là bao nhiêu?

Giá theo kilogram chỉ là một phần của bài toán.

Điều quan trọng hơn là: Cost/ly = Giá nguyên liệu thực tế ÷ tổng khối lượng × định lượng sử dụng

Brief cần chuẩn bị trước khi xin báo giá

Để Maxko hoặc bất kỳ nhà cung cấp nào có thể tư vấn sát hơn, chủ quán nên chuẩn bị những thông tin sau.

Mô hình kinh doanh

Ví dụ:

• quán trà sữa;

• café kết hợp trà sữa;

• kiosk;

• take-away;

• chuỗi nhiều điểm bán.

Menu dự kiến

Không nhất thiết phải có recipe hoàn chỉnh.

Chỉ cần phân nhóm:

• trà sữa;

• trà trái cây;

• matcha/cacao;

• đá xay;

• topping;

• signature.

Quy mô bán hàng

Nên dự kiến:

• số ly/ngày;

• giờ cao điểm;

• tỷ trọng các nhóm món.

Số liệu này dùng để lập kế hoạch nguyên liệu, không phải để cam kết doanh thu.

Kho và khả năng bảo quản

Một quán có kho nhỏ không nên nhập quá nhiều quy cách lớn dù đơn giá có vẻ hấp dẫn.

Kế hoạch khai trương

Cần xác định:

• thời điểm bắt đầu bán;

• menu khai trương;

• món chủ lực;

• chương trình khuyến mại nếu có.

Nếu chạy combo hoặc ưu đãi mạnh, lượng tiêu thụ một số SKU có thể cao hơn ngày bình thường.

Chọn combo nguyên liệu theo cấu trúc menu

Thay vì xây một “combo khai trương” cố định cho mọi quán, nên chia theo cấu trúc sử dụng.

Combo nền trà

Có thể gồm các nhóm trà phù hợp menu như:

• hồng trà;

• ô long;

• trà nhài;

• các nền trà khác theo danh mục hiện hành.

Điểm cần kiểm tra là khả năng phối với:

• sữa;

• trái cây;

• syrup;

• topping.

Combo tạo béo

Có thể gồm:

• bột kem;

• bột sữa;

• các thành phần nền khác phù hợp recipe.

Không nên chọn dựa trên độ béo riêng lẻ; cần test cùng cốt trà.

Combo hương vị

Gồm nhóm:

• syrup;

• sốt;

• bột hương.

Nên ưu tiên những SKU có thể dùng cho nhiều món.

Combo topping

Có thể lựa chọn:

• trân châu;

• pudding;

• các topping phù hợp menu.

Quán mới không cần mở quá nhiều topping ngay từ đầu.

Một cấu trúc gọn có thể là: 1 topping dai + 1 topping mềm + 1 topping tạo điểm khác biệt

sau đó bổ sung dựa trên dữ liệu bán thực tế.

Phát triển và duyệt bộ nguyên liệu trước khi nhập

Với những nguyên liệu ảnh hưởng trực tiếp đến hương vị, cần test trong món hoàn chỉnh.

Ví dụ, khi thử một nền trà:

1. Pha đúng điều kiện chuẩn.

2. Phối với thành phần sữa.

3. Thêm mức đường dự kiến.

4. Thêm đá.

5. Test cùng topping nếu món có topping.

Sau đó đánh giá:

Đây là cách giúp báo giá nguyên liệu trà sữa phản ánh đúng bộ sản phẩm sẽ được sử dụng thay vì một bảng giá chung toàn catalogue.

Tính nhu cầu theo quy mô quán

Không cần tự đặt ra một mức “quán nhỏ phải mua X triệu, quán lớn phải mua Y triệu”.

Cách chính xác hơn là tính từ sản lượng.

Có thể sử dụng: Nhu cầu nguyên liệu = Số ly dự kiến × tỷ trọng món × định lượng/ly

Ví dụ về cách tư duy: Nếu trà A được sử dụng cho 4 món chủ lực, cần tính tổng nhu cầu của cả 4 món thay vì tính từng món độc lập.

Sau đó cộng mức tồn kho an toàn phù hợp với:

• lịch nhập hàng;

• sức chứa kho;

• tốc độ tiêu thụ;

• độ quan trọng của SKU.

Sản xuất, kiểm lô và kiểm tra khi nhận hàng

Sau khi chốt danh mục, đội mua hàng không nên chỉ kiểm tổng số thùng.

Cần đối chiếu:

Bao bì

• nguyên vẹn;

• không rách;

• không thủng;

• không ẩm bất thường.

SKU

Kiểm tra đúng:

• tên;

• loại;

• quy cách;

• số lượng.

Lô và hạn sử dụng

Nên ghi nhận để thuận tiện quản lý và truy xuất.

Thành phẩm

Với SKU quan trọng, có thể test định kỳ theo recipe chuẩn để phát hiện sai lệch.

Bao bì và quy cách ảnh hưởng thế nào tới báo giá?

Cùng một loại nguyên liệu nhưng quy cách sử dụng có thể ảnh hưởng tới hiệu quả mua hàng.

Quy cách quá nhỏ:

• phát sinh nhiều bao;

• tăng thao tác;

• có thể không phù hợp volume lớn.

Quy cách quá lớn:

• mở lâu;

• chiếm kho;

• tăng rủi ro tồn hàng với quán nhỏ.

Vì vậy, khi nhận báo giá nguyên liệu trà sữa, đừng chỉ hỏi: “Bao nhiêu tiền/kg?”

Hãy hỏi thêm: “Quy cách nào phù hợp tốc độ sử dụng của quán?”

Những lỗi thường gặp khi mua nguyên liệu khai trương

Mua toàn bộ catalogue

Quán mới thường chưa biết chính xác món nào bán tốt.

Nhập quá rộng ngay từ đầu dễ tạo hàng tồn.

Chọn SKU vì giá thấp

Giá mua thấp nhưng định lượng cao có thể khiến cost/ly không tốt.

Có quá nhiều topping

Topping làm menu hấp dẫn nhưng cũng tăng:

• tồn kho;

• prep;

• hao hụt;

• đào tạo.

Không test nguyên liệu

Một nguyên liệu được đánh giá tốt riêng lẻ chưa chắc phù hợp recipe của quán.

Không forecast cho chương trình khai trương

Nếu một món được chạy ưu đãi mạnh mà không tăng tồn SKU tương ứng, quán có thể thiếu nguyên liệu ngay trong thời gian cao điểm.

Checklist trước khi yêu cầu báo giá

Quán nên chuẩn bị:

• Menu dự kiến

• Món chủ lực

• Số ly/ngày dự kiến

• Nhóm trà cần dùng

• Nhóm bột/sữa cần dùng

• Syrup/sốt cần dùng

• Topping cần dùng

• Giá bán dự kiến

• Khả năng lưu kho

• Thời gian khai trương

• Khu vực nhận hàng

Thông tin càng rõ, phương án báo giá càng sát.

Báo giá nguyên liệu trà sữa phù hợp với mô hình F&B nào?

Có thể áp dụng cho:

• quán trà sữa mới;

• café mở thêm dòng milk tea;

• kiosk;

• take-away;

• chuỗi đang mở điểm mới;

• nhà hàng hoặc mô hình beverage cần xây menu trà sữa.

Điểm khác nhau nằm ở SKU, quy cách và sản lượng.

Cần kiểm tra tiêu chí gì trước khi chọn báo giá nguyên liệu trà sữa?

Không nên chỉ so tổng tiền.

Nên so:

1. Danh mục có đúng menu không?

2. Có SKU dư không cần thiết không?

3. Quy cách có phù hợp không?

4. Định lượng thực tế thế nào?

5. Cost/ly ra sao?

6. Sản phẩm đã test chưa?

7. Khả năng cung ứng thế nào?

8. Chính sách báo giá còn hiệu lực không?

Một báo giá thấp nhưng chứa nhiều SKU ít dùng chưa chắc là phương án tối ưu.

Maxko Global hỗ trợ tư vấn hoặc báo giá như thế nào?

Để nhận tư vấn sát hơn, doanh nghiệp nên gửi: Mô hình → Menu → Sản lượng → Khu vực → Thời gian khai trương

Từ đó mới chọn nhóm sản phẩm và quy cách phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

Có bảng báo giá nguyên liệu trà sữa cố định không?

Bảng giá có thể thay đổi theo sản phẩm, quy cách, chính sách và thời điểm. Cần sử dụng bảng giá còn hiệu lực.

Quán mới nên mua bao nhiêu nguyên liệu?

Không có một con số áp dụng cho mọi quán. Nên dựa vào menu, định lượng, sản lượng dự kiến và khả năng lưu kho.

Có nên mua combo khai trương?

Có thể, nếu combo được xây dựa trên menu thực tế. Không nên mua một combo có nhiều SKU quán không sử dụng.

Có nên chọn nhà cung cấp rẻ nhất?

Không nhất thiết. Cần đánh giá thêm chất lượng, định lượng, cost/ly và khả năng cung ứng.

Làm sao nhận báo giá từ Maxko Global?

Nên cung cấp menu, nhóm nguyên liệu cần mua, quy mô dự kiến và khu vực nhận hàng để nhận phương án theo chính sách hiện hành.

Kết luận

Một báo giá nguyên liệu trà sữa tốt không phải là bảng có nhiều sản phẩm nhất hay tổng tiền thấp nhất.

Nó phải trả lời được: Quán cần gì → dùng bao nhiêu → cost mỗi ly thế nào → tồn kho ra sao → khi tăng bán có đáp ứng được không.

Quy trình phù hợp là: Chốt menu → Xác định SKU core → Test nguyên liệu → Chuẩn hóa định lượng → Forecast → Chọn quy cách → Nhận báo giá → Chốt đơn.

Cách tiếp cận này giúp quán khai trương với danh mục gọn hơn, giảm vốn tồn kho và tạo nền tảng tốt hơn cho việc kiểm soát food cost sau khi đi vào vận hành.

Nếu đang chuẩn bị mở quán hoặc mở thêm điểm bán, có thể gửi menu và quy mô dự kiến cho Maxko Global để được tư vấn danh mục và nhận báo giá theo nhu cầu thực tế.